INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 35/2019 – SISTEMA DE COMPRAS E LICITAÇÃO – SCL

VERSÃO: 01 – Data: 25/11/2019.

ÓRGÃO CENTRAL: DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

ABRANGÊNCIA: Todas as Unidades da Estrutura Organizacional do Município.

ASSUNTO: Disciplina e normatiza os procedimentos de compras para qualquer tipo de materiais, serviços e obras, assegurando o controle de recebimento dos materiais no que se refere à quantidade e à qualidade, garantindo a otimização do custo dos materiais e serviços utilizados pelo Município e sobre os procedimentos para pesquisa de preços referenciais e formalização dos métodos de aquisições públicas.

Ronaldo Floreano dos Santos, Prefeito Municipal de São José dos Quatro Marcos - MT, no uso de suas atribuições legais que lhes são conferidas e objetivando a operacionalização do Sistema de Controle Interno Municipal, conforme a Lei Municipal nº. 1.165/2007.

RESOLVE:

Capítulo I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Seção I Dos Princípios

Art. 1º Aprovar está Instrução Normativa estabelece procedimentos administrativos para realização de pesquisa de preços referenciais para compras no âmbito do Poder Executivo Municipal de São José dos Quatro Marcos.

Art. 2o A aquisição de bens da Administração Pública Municipal será necessariamente precedida de pesquisa de preços de referência.

Art. 3º A pesquisa de preços referenciais será realizada em atendimento aos princípios básicos da legalidade, da probidade administrativa, da transparência e da eficiência.

Art. 4º Por princípio, as compras municipais devem balizar-se pelos preços praticados no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública.

Art. 5º Qualquer cidadão é parte legítima para impugnar preço de referência ou registrado, em razão de incompatibilidade com o preço vigente no mercado em condições similares.

Seção II Dos Conceitos

Art. 6º Para fins desta IN entende-se como:

I – Compra: toda aquisição remunerada de bens II – Pesquisa de preços: procedimento que estabelece o preço de referência, incluindo priorização, coleta, validação, crítica e análise de preços disponíveis, para permitir avaliação justa e realista da compra. III - Especificação do objeto: representação sucinta de um conjunto de requisitos a serem satisfeitos por um produto, contemplando o procedimento por meio do qual se possa determinar o atendimento aos requisitos estabelecidos. IV - Fonte de referência: onde estão disponíveis dados sobre preços praticados no mercado. V - Mercado: conjunto de fornecedores em potencial do objeto pretendido na compra. VI – Pesquisa de mercado: verificação das condições específicas do mercado conforme o objeto pretendido: especificação, marcas, qualidade, desempenho, prazos, garantia. VII - Demandante: unidade administrativa responsável por identificar e justificar a necessidade do objeto, sua especificação e preço de referência preliminar. VIII – Setor de compras: unidade administrativa especializada, que processa as compras. IX – Orçamentista: servidor especializado do setor de compras, responsável por avaliar a especificação e refinar a pesquisa preliminar do demandante, definindo o preço de referência. X - Unidade de fornecimento: menor unidade de compra fornecida usualmente no mercado, considerando a embalagem primária, definida por unidade, comprimido, frasco, ampola, seguidas pelo volume ou peso, conforme a apresentação. Desconsidera embalagens secundárias, como caixa, fardo, pacote. XI - Preço de mercado: preço corrente na praça pesquisada. XII - Preço praticado: preço que a Administração Pública paga em suas compras. XIII - Preço registrado: preço constante do Sistema de Registro de Preços. XIV - Preço de referência: parâmetro obrigatório para julgar a compra, obtido por meio da pesquisa de preços, com base no conceito de “cesta de preços aceitáveis” e tratamento crítico dos dados. Sinônimos: preço estimado, orçamento, valor orçado, valor de referência, valor estimado.

XV - Preço máximo: parâmetro facultativo, que limita a aceitação de propostas. Se definido, sua divulgação é obrigatória no edital.

Seção III

Das Responsabilidades

Art. 7º Compete ao demandante:

I – Identificar e justificar a necessidade do objeto a partir de planejamento adequado II – Especificar o objeto e todas as condições de fornecimento com base em parâmetros de padronização e pesquisa de mercado III – Realizar pesquisa de preços preliminar IV – Informar ao setor de compras indícios de desatualização dos preços registrados

Art. 8º Compete ao orçamentista:

I – Receber e avaliar as solicitações do demandante II – Zelar pela definição de especificações adequadas, suficientes e sem direcionamento III – Pautar-se pela padronização e eficiência das compras IV – Assegurar prioridade da pesquisa de preços proporcional à materialidade dos bens V – Realizar a pesquisa de preços com a máxima amplitude de fontes, conforme a prioridade VI – Definir o preço de referência, formalizando o processo de pesquisa de preços

Art. 9º Compete ao chefe do setor de compras:

I - Orientar e garantir o cumprimento desta instrução normativa II – Supervisionar e fiscalizar a pesquisa de preços

Art. 10. Compete à comissão de licitação ou ao pregoeiro:

I – Avaliar a formalização do processo de pesquisa de preços II – Submeter ao chefe do setor de compras eventuais dúvidas sobre a credibilidade dos preços de referência III - Processar a licitação com base no preço de referência

Art. 11. Compete ao ordenador de despesas:

I - Ratificar a justificativa e especificação do demandante, inclusive quanto ao preço preliminar II - Autorizar o processamento da compra III – Ao homologar a compra, exercer juízo crítico quanto ao processo e critérios técnicos adotados para definição do preço de referência e do preço homologado Capítulo II

DOS PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS

Seção I

Da Especificação do Objeto

Art. 12. A solicitação de compra formulada pelo demandante deve conter a especificação do objeto, contemplando todas as informações necessárias e suficientes, com nível de precisão adequado, para caracterizar o bem pretendido.

§ 1º. A especificação do objeto deve levar em conta, sempre que possível, os parâmetros de padronização da Prefeitura de São José dos Quatro Marcos.

§ 2º. A especificação do objeto será baseada em pesquisa de mercado, devidamente formalizada no processo de solicitação, de forma a identificar os fornecedores potenciais, condições usuais de fornecimento e pagamento, marcas e modelos disponíveis, prazos e métodos de entrega, embalagens, instalação, treinamento, garantia e outros aspectos que impactem na compreensão das condições de aquisição.

§ 3º. A estimativa de quantidades necessárias, inclusive em caso de registro de preços, será justificada no processo de solicitação mediante memória de cálculo fundamentada, levando em conta, especialmente, histórico de consumo, demandas reprimidas, expectativas de alteração na demanda futura, estoque atual, estatística de consumo médio, referências técnicas.

§ 4º. Solicitações de compras que envolvam conhecimento especializado, a exemplo de bens de informática, medicamentos, equipamentos laboratoriais, serão, obrigatoriamente, analisadas e validadas por técnico habilitado na área.

§ 5º. O orçamentista avaliará a solicitação do demandante e em caso de especificação inadequada do objeto, o processo será devolvido ao demandante para correção, informando as razões da devolução.

Seção II

Da Pesquisa de Preços Preliminar

Art. 13. Ao formular a solicitação de compra, o demandante deve, obrigatoriamente, especificar um preço de referência preliminar, devidamente justificado.

§ 1º. A pesquisa de preços preliminar poderá ser realizada de maneira simplificada, com base em uma única fonte, especialmente se for um preço praticado na Administração Pública.

§ 2º. O caráter preliminar dessa fase da pesquisa de preços não afasta o dever e a responsabilidade do demandante pela coerência das estimativas informadas, exigindo juízo crítico acerca da credibilidade das referências obtidas.

§ 3º. O demandante anexará ao processo de solicitação de compra os elementos que comprovem a pesquisa preliminar realizada, tais como e-mail ou fax recebido, orçamentos obtidos, página de Internet, publicações especializadas, fontes públicas consultadas.

§ 4º. Nos casos em que a fonte de referência está disponível para acesso público e pode ser recuperada em qualquer oportunidade, como, por exemplo, preços constantes de plataformas eletrônicas de compras públicas como o Comprasnet ou Banco de Preços (www.bancodeprecos.com.br), preço histórico praticado na Prefeitura de São José dos Quatro Marcos, publicações oficiais online, portais de transparência.

A informação não precisa ser impressa e anexada ao processo, bastando a indicação dos dados necessários para rastreamento, a exemplo do número da licitação e código da unidade compradora, sistema de compras onde está disponível, endereço eletrônico de onde a informação foi obtida.

§ 5º. Nos casos de compras por inexigibilidade, caberá ao demandante comprovar a adequação do preço aos parâmetros praticados em condições similares pelo fornecedor para outros clientes, especialmente outros órgãos públicos.

§ 6º. A pesquisa de preços preliminar se aplica também aos casos em que o demandante indique a carona em Atas de Registro de Preços de outros órgãos, devendo ficar comprovada a adequação do preço registrado em comparação com outras fontes de referência disponíveis.

§ 7º. Na impossibilidade justificada de obtenção do preço de referência preliminar pelo demandante, este poderá solicitar apoio ao setor especializado de compras para formalizar adequadamente a pesquisa de preços preliminar, sem a qual a solicitação de compra não poderá ser processada.

Seção III

Das Compras Diretas (Dispensa de Licitação)

Art. 14. A primeira via da solicitação de compras para aquisição de bens, realização de obras e contratação de serviços depois de assinada e observadas os requisitos, deverá ser enviada ao Departamento de Compras;

Art. 15. O Departamento de Compras, de posse da solicitação de compras abrirá o processo de despesa e efetuará cotação de preço comprovada através da normatização do Art. 13 e Art. 22.

§ 1º. Os Orçamentos de preços deverão constar no processo de despesa para sua comprovação.

§ 2º. O Departamento de Compras poderá requerer o auxílio do solicitante no levantamento dos orçamentos.

§ 3º. As compras sempre que possível devem ser acompanhadas da apresentação de orçamentos em quantidades variadas a fim de que se busque o menor preço do produto e/ou serviço em questão. Caso haja impossibilidade de obter diversos orçamentos com fornecedores no mercado local e regional que ofereçam tais produtos e serviços pretendidos à aquisição, poderá ser utilizado a quantidade que se obteve visto que determinados produtos e serviços não tem seu fornecimento realizado por mais de um fornecedor no mercado local/regional.

Art. 16. O caput do artigo anterior não se aplica para os casos de obras de serviços de engenharia.

Art. 17. De posse do orçamento de preços, o Departamento de Compras confirmará a existência de disponibilidade financeira e a classificação orçamentária junto ao Sistema de Compras e Orçamento, Contabilidade.

§ 1º. Não havendo disponibilidade financeira e orçamentária, o processo retornará à origem para conhecimento.

Art. 18. Não havendo necessidade de licitação, conforme Art. 20, o Departamento de Compras emitirá a Requisição de Compra, estando, neste caso, dispensada a formalização de processo licitatório.

Art. 19. A Requisição de Compra será inserida no processo de despesa e encaminhada ao Departamento de Contabilidade para emissão de Nota de Empenho. Outra via da Requisição será assinada pelo ordenador de despesa da secretaria ou departamento requerente ou por pessoa delegada por ele na sua ausência, e encaminhada ao fornecedor para procedimento de entrega do bem ou produto ou para início da prestação de serviço requerida.

Art. 20. Será dispensável de processo de licitação:

I – Para obras e serviços de engenharia, os valores de até R$ 33.000,00 (Trinta e três mil reais), conforme atualização de valores constante no Decreto Federal

9.412 de 18 de junho de 2018, desde que não se refiram as parcelas de uma mesma obra ou serviço ou ainda para obras e serviços da mesma natureza e no mesmo local que possam ser realizadas conjunta e concomitantemente; (Art. 24, inciso I da Lei Federal n° 8.666/93).

II – Para outros serviços e compras, no valor de até R$ 17.600,00 (Dezessete mil e seiscentos reais), conforme atualização de valores constante no Decreto Federal

9.412 de 18 de junho de 2018, desde que não se refiram as parcelas de um mesmo serviço, compra ou alienação de maior vulto que possa ser realizada de uma só vez. (Art. 24, inciso I da Lei Federal n° 8.666/93).

Seção IV

Da Classificação de Prioridades

Art. 21. Considerando o princípio da eficiência previsto na Constituição Federal e a racionalidade administrativa dos controles conforme art. 14 do Decreto-Lei 200/1967, a metodologia empregada na pesquisa de preços levará em conta o risco da compra, baseado na sua relevância material.

§ 1º. No caso de compras com muitos itens, a exemplo de medicamentos e gêneros alimentícios, o rigor metodológico da pesquisa de preços poderá ser definido com base na aplicação da Curva ABC.

§ 2º. Aplicada a Curva ABC, os itens do grupo “A” receberão tratamento especial, mais rigoroso, com máxima amplitude de fontes pesquisadas e tratamento

estatístico apropriado, enquanto o grupo “B” receberá tratamento intermediário e o grupo “C” será tratado de modo simplificado.

§ 3º. No caso de compras envolvendo até 10% do limite previsto para Dispensa de Licitação por pequeno valor, deverá ser adotado os critérios do § 3º do Art. 15 da Sessão III.

Seção V

Das Fontes de Referência para Compras e Balizamentos

Art. 22. A pesquisa de preços será realizada sempre que possível considerando o conceito da “cesta de preços aceitáveis” (ACÓRDÃOS 2.170/2007-P E 819/2009- P), que envolve as seguintes fontes de referência:

I – preços registrados ou praticados na Prefeitura de São José dos Quatro Marcos; II – preços registrados ou praticados em outros entes públicos; III – pesquisa em mídia especializada, sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo; IV - pesquisa com fornecedores; V – outras fontes, desde que devidamente detalhadas e justificadas.

§ 1º. Conforme diretriz do art. 15, V da Lei 8.666/93, serão priorizados os preços registrados ou praticados no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública.

§ 2º. Respeitada a classificação de prioridades conforme Art. 14 desta IN, a pesquisa de preços levará em conta o máximo de fontes de referências disponíveis, devendo ser justificado o uso de menos de três fontes diferentes, especialmente no caso de itens do grupo “A” da Curva ABC, caso aplicável.

§ 3º. Serão admitidas referências de preços dos últimos 12 meses a contar da pesquisa de preços com base na pesquisa de valores praticados na Administração Pública em geral. No caso de preços históricos de prestações de serviços já praticados na Prefeitura Municipal de São José dos Quatro Marcos, poderá ser utilizado preços referenciais de até 48 meses a contar da pesquisa de preços para contribuir para a média do balizamento.

§ 4º. A adoção de prazo diferente do especificado no § 3º para aceitabilidade das referências dependerá de justificativa fundamentada no processo, que leve em conta, especialmente, as condições objetivas do mercado fornecedor no momento da pesquisa de preços.

§ 5º. Respeitada a classificação de prioridades conforme Art. 14 desta IN, a pesquisa de preços levará em conta potenciais efeitos de economia de escala e custos de transporte para avaliar a pertinência de fontes de referência obtidas, de maneira a priorizar as referências com maior similaridade de condições em relação à compra pretendida, justificando os casos em que não seja possível ou viável a obtenção de referenciais similares.

§ 6º. A pesquisa de preços com fornecedores levará em conta a seleção fundamentada de potenciais interessados, considerando a especialidade e a compatibilidade com o objeto e o volume da aquisição, sendo obrigatória a devida formalização (formulários preenchidos, pedidos realizados, respostas recebidas), podendo ser realizada presencialmente ou por meio remoto como e-mail e fax, contemplando prazo de resposta compatível com a complexidade do objeto a ser licitado.

§ 7º. A coleta de preços de fornecedores pode ser realizada diretamente nos estabelecimentos comerciais, mediante preenchimento de formulário apropriado que indique, no mínimo, o responsável pela coleta, local, data e hora do procedimento, descrição dos produtos verificados, incluindo, sempre que possível, fotografias das respectivas etiquetas de preço, com assinatura do responsável pela coleta.

§ 8º. Admite-se a obtenção de orçamentos por telefone, desde que essa opção seja justificada no processo, assim como devidamente formalizada, informando os dados do responsável pela consulta, o número, data e hora da ligação, o nome e CNPJ da empresa, nome do funcionário que forneceu o orçamento.

§ 9º. A coleta de preços com fornecedores deve levar em conta a especificação completa do objeto, especialmente sua descrição, quantidades estimadas e quaisquer outras informações que possam interferir na formação do preço.

§ 10. No caso de fontes de referência disponíveis na Internet, tais como sítios especializados ou comércio eletrônico de domínio amplo, serão desconsiderados preços promocionais e considerados os custos de frete, assim como será devidamente formalizada a comprovação da pesquisa, juntado aos autos cópia da página pesquisada em que conste o preço, a descrição do bem, e a data da pesquisa.

§ 11. Os comprovantes da pesquisa de preços poderão ser digitalizados em formato PDF e anexados em arquivo ao processo, desde que seja elaborado documento impresso descrevendo a metodologia empregada, as fontes obtidas e

o nome dos respectivos arquivos digitalizados de comprovação, assinado pelo responsável pela pesquisa de preços.

§ 12. No caso de medicamentos, a pesquisa de preços incluirá consulta ao Banco de Preços em Saúde (http://bps.saude.gov.br), bem como o sítio Banco de Preços (www.bancodeprecos.com.br) e às listas de preços máximos da CMED, disponíveis no site da ANVISA, considerando, entretanto, que os limites da CMED não servem como preço de referência para grande parte dos produtos, conforme Acórdão TCU nº 3.016/2012–Plenário.

§ 13. Pesquisas de preços que envolvam conhecimento especializado, a exemplo de bens de informática, medicamentos, equipamentos laboratoriais, serão, obrigatoriamente, analisadas e validadas por técnico habilitado na área.

Seção VI

Do Tratamento dos Dados

Art. 23. Todas as referências de preço obtidas serão compiladas em planilha eletrônica do tipo Excel ou similar, contendo no mínimo, para cada referência obtida, a descrição da fonte, preço unitário e quantidade, recebendo tratamento estatístico para evitar a influência de valores distorcidos, a fim de definir o preço de referência aceitável.

§ 1º. Poderá ser adotada a MEDIANA como parâmetro estatístico para definição do preço de referência, considerando o entendimento do TCU no Acórdão nº 3.068/2010-Plenário e o fato de que esse critério reduz substancialmente a influência de valores discrepantes numa amostra, evitando, assim, distorções no cálculo do preço de referência, conforme determina o TCU nos Acórdãos 2.943/2013-P e 2.637/2015-P.

Seção VII

Da Formalização Processual

Art. 24. Os documentos comprobatórios da pesquisa realizada, memória de cálculo, data de realização, descrição da metodologia, bem como eventuais justificativas motivadas e o responsável deverão constar de processo

administrativo, que poderá ser formalizado em separado ou no mesmo processo da compra.

Seção VIII

Do Prazo de Realização

Art. 25. A pesquisa de preços será realizada em, no máximo, 30 dias a partir do recebimento da solicitação de compra com especificação adequada do objeto.

Seção IX

Da Validade das Propostas e Orçamentos para Dispensa de Licitação

Art. 26. A pesquisa de preços que trata da Sessão III Art. 15 §3º deverá ter os valores aferidos novamente com os fornecedores caso ultrapasse 7 dias da data da cotação até a data da realização da compra, devido ao fator de atualizações de preços para mais ou para menos levando em conta a volatilidade dos preços em função do tipo de produto ou variações significativas de mercado.

Capítulo III

DAS CONSIDERAÇÕES FINAIS

Art. 27. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação, fica revogadas as disposições em contrário em especial a Instrução Normativa n° 006/2008-SCL.

São José dos Quatro Marcos, 25 de novembro de 2019.

RONALDO FLOREANO DOS SANTOS Prefeito Municip